Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Werne
1. Zugangseröffnung
Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Werne für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3a VwVfG NRW ist eröffnet.
2. Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation
Die Stadt Werne bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.
◾E-Mail
◾DE-Mail
◾Portal "Rathaus online"
Bitte beachten Sie folgendes: Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann elektronisch auf verschiedenen Wegen ersetzt werden. Die bei der Stadt Werne eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.
2.1 E-Mail
2.1.1 Formfrei und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail
Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, können Sie einfach per E-Mail an uns schicken.
Unverschlüsselte E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet und für jeden Hacker lesbar und können ggf. auch gefälscht oder verändert werden.
2.1.2 Vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen müssen Ihre Nachrichten verschlüsselt werden.
Sollten Sie verschlüsselt mit uns kommunizieren wollen, setzen Sie sich bitte (zwecks Schlüssel Austausch) mit unserer Datenverarbeitung (dv(at)Werne.de) in Verbindung.
2.1.3 Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per E-Mail
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung von E-Mail durch die Übermittlung elektronischer Dokumente als Anhang einer E-Mail ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein müssen. Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie unter https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Service-Funktionen/ElektronischeVertrauensdienste/QES/FAQ/faq-node.html
2.1.4 Größenbeschränkung für E-Mails
Die Größe der annehmbaren E-Mails wird auf 10 Megabyte beschränkt.
2.15 Das Problem "Schadsoftware"
Wenn Ihre Mails Schadsoftware enthalten, werden diese Mails komplett von unseren Schutzprogrammen gelöscht. Da wir leider nicht unterscheiden können, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war oder Ihr Computer unwissentlich von Schadsoftware befallen wurde, erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung. Wenn Sie nach einer Mail an uns eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns!
Bitte schicken Sie uns keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing-Versuche ist.
2.2 De-Mail - vertrauliche und Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation
Die Stadt Werne ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikationauch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich. Die zentrale Eingangsadresse ist:
verwaltung@werne.de-mail.de
Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.
2.3 Portal - Serviceportal der Stadt Werne "Rathaus online"
Über das Serviceportal der Stadt Werne "Rathaus online" ist derzeit noch keine sichere und verschlüsselte Kommunikation mit der Stadt Werne möglich.
2.4 Zulässige Dateiformate für Dateianhänge
Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir nicht für jedes Dateiformat die erforderlichen Programme vorhalten können.
Folgende Dateiformate können bei uns verarbeitet werden.
◾Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros
◾RichTextFormat (.rtf)
◾Microsoft WORD (.doc und .docx) ohne Makros
◾Microsoft EXCEL (.xls und .xsls) ohne Makros
◾Text (.txt, .csv)
◾Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp, .png)
Weitere Dateiformate sowie die Nutzung von Dateitransfer- und Clouddiensten können im Einzelfall nur nach vorheriger Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner zugelassen werden.
2.5 Fragen zur Zulässigkeit und Verarbeitbarkeit
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig ist oder verarbeitet werden kann, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung. Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an die Telefonnummer: 02389 71-409.
Anschrift
Stadt Werne
Konrad-Adenauer-Platz 1
59368 Werne
Kontakt
Telefon: 02389 71-1
Telefax: 02389 71-323
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